Controlar, ejecutar a tiempo y aprender día a día de los proyectos es vital para alcanzar las metas de cualquier organización. DUCSA optó por incorporar Project Server On Premise para realizar la gestión de sus proyectos y SharePoint Server como herramienta de colaboración.
Agradecemos a nuestro cliente por la confianza y por permitirnos compartir el trabajo realizado.
Trabajo inicial
El área de tecnología de la información de DUCSA llegó a Siderys, recomendada por Microsoft, para mejorar la adopcion de la herramienta elegida para el manejo de proyectos . El objetivo: incorporar buenas prácticas durante la ejecución y contar con un análisis detallado del avance de los mismos.
Gracias al trabajo en equipo, se realizaron una serie de recomendaciones a los jefes de proyecto para llevar a cabo la planificación. Un proceso de registro de avance de tareas, manejo de horas y adopción de la plataforma que permiten a los usuarios registrar el estado diario. La versión de Project Server On Premise permite centralizar el manejo de los recursos, conocer su disponibilidad y planificar el trabajo a futuro. De esta forma, DUCSA apuesta a la eficiencia en la asignación de sus equipos para cada proyecto.
Mejoras en la planificación y gestión de proyectos
DUCSA utiliza Project Server a través de su interfaz web. Esto implica que tanto los usuarios, como los jefes de los proyectos, utilizan el portal web que provee la herramienta para realizar la gestión de cada proyecto.
También se incorporaron recomendaciones, a la hora de crear un GANTT o manejar una tarea, lo que permitió alcanzar una mejora en la planificación y carga de horas en la herramienta.
Conocer qué recursos están disponibles para realizar una tarea
El manejo de recursos, personas, tiempo y costos es una de las virtudes que ofrece Project Server. Esto permite a DUCSA gestionar la asignación de recursos de forma más eficiente y contar con las personas especializadas para ejecutar cada tarea.
Analizar la ejecución y los resultados de los proyectos
Project Server recolecta mucha información durante el transcurso de la ejecución de un proyecto. Es por eso que resulta vital contar con informes específicos para que los involucrados dispongan de la información necesaria y tomen mejores decisiones en los momentos justos.
Por este motivo, se definieron e implementaron una serie de informes que permiten a los sponsors y a las distintas gerencias, analizar la situación de cada proyecto en la actualidad, compararlo con la planificación original y también anticipar, de forma temprana, cualquier desvío o situación adversa. La construcción de estos informes le brindó a DUCSA mecanismos para dar seguimiento a los lineamientos que establece la gerencia general anualmente y que se traduce en la priorización de proyectos dentro de la cartera.