Caso de éxito - Digitalización (Grupo Sancor Seguros)
Problematica
Objetivos del Proyecto
• Redefinir la gestión documental de los procesos clave del negocio a través de la conversión de documentos y legajos físicos en digitales.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de negocios alcanzados por la Digitalización.
• Incrementar la productividad de los procesos claves del Negocio a través de la disminución de la manipulación de documentos.
• Reducir riesgos de pérdida de documentación sensible.
• Optimizar el Archivo Físico de la documentación digitalizada en UNZ y Corporación (Redefinición del proceso de Archivo).
• Disponer de un ágil acceso a la documentación.
De acuerdo a los objetivos anteriores, la problemática del lado de IT consistía de lo siguiente:
• Tecnología para la gestión documental
• Tecnología para la digitalización de los documentos físicos
• Arquitectura para la integración de aplicaciones (ERP) con dichas tecnologías
SOLUCIÓN
En relación al primer punto, el cual es de nuestra competencia, consideramos adecuada la utilización de Sharepoint 2010 como plataforma de gestión documental, en contexto con nuestra experiencia previa con MOSS y con la oportunidad de sacar provecho de las nuevas características de SP2010 (Organización de Contenidos, Mejora en el tratamiento de tipos de contenidos, Nuevas posibilidades a nivel de búsqueda, siendo esto último el pilar fundamental y principal argumento para la toma de decisión de la tecnología apropiada)
A partir de esta decisión tecnológica, nos resultó imperante profundizar conocimientos específicos acerca de las características antes mencionadas. Con esta premisa, nos orientamos a la búsqueda de un referente reconocido dentro de la comunidad Sharepoint, como lo es Siderys (y teniendo presente la muy buena impresión que nos dejó Fabián Imaz en presentaciones a las que hemos asistido, en materia de profesionalismo y seriedad)
Fue así que llevamos adelante varias jornadas de capacitación intensiva especializada y con foco en nuestras necesidades específicas para el proyecto de digitalización documental. Esta capacitación colmó nuestras expectativas de un modo satisfactorio, habiendo podido aplicar los conocimientos adquiridos en acciones y desarrollos concretos.
Si bien el proyecto aún no ha sido culminado, nos encontramos en etapas de pruebas finales y con expectativas favorables en relación al desempeño de la plataforma Sharepoint 2010, como pieza arquitectónica central del proyecto integral de digitalización.
El equipo estable de Sharepoint que lleva adelante el desarrollo de este proyecto, estando además a cargo de todo el ciclo de desarrollo e implementación de soluciones de colaboración y gestión de contenidos existentes (Intranet, Sitios Departamentales, Espacios Transversales) y el mantenimiento y administración de toda la infraestructura involucrada.