Administrar, medir y analizar proyectos y recursos de forma eficaz es posible. La unidad de tecnología de la información de Ancap incorporó la versión online de Project Server para mejorar su metodología de trabajo.
Agradecemos a nuestro cliente por la confianza y por permitirnos compartir el trabajo realizado.
Punto de partida
La unidad de tecnología de la información de Ancap llegó a Siderys y Urudata con la necesidad de superar algunas deficiencias que presentaba el sistema que utilizaban para sus proyectos.
A partir del trabajo de Siderys, en colaboración con Urudata, se logró configurar e implementar la herramienta para optimizar el trabajo, dividir los proyectos en fases y aumentar el nivel de detalle en los registros. La versión online de Project Server de Microsoft permite centralizar el manejo de los recursos, conocer su disponibilidad y planificar el trabajo. Lo que finalmente posibilitó llegar a la etapa de ejecución en tiempo y forma.
Optimización de los recursos
Representantes del área, Alicia Piedra Cueva – profesional de TI- y Gonzalo Rodríguez -Analista de TI- reconocieron el gran avance que implicó la versión online de Project Server para el equipo de trabajo. “Antes el registro de horas y la gestión de proyectos estaba descentralizada.
Esta herramienta permitió dar seguimiento a ambos aspectos desde un mismo lugar. Refleja la realidad del día a día de las personas y permite identificar cómo se invierten las horas. De esa forma es posible conocer el estatus de un proyecto, una iniciativa, las tareas diarias».
Aumento de la productividad
De la mano del fácil registro de horas de trabajo y la posibilidad de conocer la disponibilidad de los recursos, se pudieron tomar mayores controles y dar seguimiento a los costos. Con la nueva herramienta es posible estimar el tiempo y el costo de ejecución de cada proyecto de manera más eficiente. “Los líderes de proyectos deben ver la disponibilidad de sus recursos a los efectos de planificar. Antes se planificaba sin tener una visión del estado de los recursos. Ahora la herramienta dice en qué estamos trabajando”.
Impacto en el usuario
Para implementar la versión online de Project Server, el área de tecnología de la información de Ancap explicó que se intentó transmitir la importancia de la capacitación del personal. “La herramienta funciona en la medida en la gente ingrese la información correcta. La receptividad fue muy buena”.
Desafíos
Actualmente están en una etapa de revisión y de análisis de las tareas de planificación, explican los profesionales. “Es un flujo que nos ayuda a apoyar a los líderes en la gestión del proyecto. A través del refinamiento y el feedback de la información que se está reportando, es posible mejorar la planificación”.
Con el deseo de una experiencia de mejora continua en la incorporación de la herramienta, agradecemos a Ancap por permitirnos compartir su experiencia y ser parte de un proceso que continuaremos perfeccionando a partir del trabajo conjunto.